Optimiser la gestion de projet à l’aide des documents collaboratifs

Après quelques années d’utilisation, les outils collaboratifs sont entrés dans les mœurs de la gestion de projet. Ils offrent un gain de temps aux équipes et une fiabilité de l’information, représentant alors un véritable atout pour la conduite de gros projets pouvant s’étaler sur plusieurs mois voire même plusieurs années.

Le Drive de Google est un des plus connus, mais beaucoup d’autres outils proposent des services équivalents à l’image de Zoho ou Opengoo par exemple. Les outils de partage présentent l’avantage d’être évolutifs à l’instar des logiciels de la suite Microsoft Office et chaque membre d’une équipe peut ainsi l’enrichir et s’approprier le document. Celui-ci n’est d’ailleurs plus la propriété d’un auteurs mais d’une équipe.

Sa grande simplicité d’utilisation explique son succès … même au près des plus réfractaires !

Les principaux avantages des outils collaboratifs :

  • Une grand flexibilité de mise en forme et d’adaptabilité en fonction du périmètre du projet.
  • Une forte accessibilité web (au travail, à la maison, dans les transports en commun …) sur tous supports (desktop/tablette/mobile).
  • Parage de l’information, sécurisée ou non, entre les différents acteurs : prestataires, clients, équipes en interne …
  • Plus de problème de version entre plusieurs fichiers qu’il fallait souvent fusionner.
  • Plus de perte de données suite à des écrasements de document intempestifs.
  • Simplicité et universalité par rapport à des logiciels de gestion de projet souvent composés de nombreux workflow et systèmes d’alertes email polluant.
  • Fonctions d’import/export et affichage de l’historique qui peuvent s’avérer très utile suivant les cas.

La gestion de projet web nécessite souvent un partage d’information permanent entre les clients et les équipes de Net Design. Nous utilisons donc des outils de travail quotidiennement pour piloter de multiples tâches :

  • Recueil des contenus d’un site avec la possibilité de traduction simultanée en plusieurs langues.
  • Recette fonctionnelle et technique interne.
  • Gestion des retours clients et le l’état d’avancement des demandes.
  • Organisation des équipes, répartitions des tâches, gestion du planning …

Au final, le tester c’est l’adopter ! Même dans nos vies personnelles afin d’organiser un repas, un anniversaire, une soirée ou pourquoi pas vos prochaines vacances …


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